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(单选题)公文发文字号的作用在于,为公文的登记、()、统计、()、检索和引用提供重要的依据和专指性代号。
A.分类存档
B.拟制编排
C.商洽询问
D.批复请批
正确答案:A
解析
第一步,本题考查公文格式知识。
第二步,发文字号是党政机关制发公文的编号。公文标注发文字号,第一可表明公文出自什么单位,第二可表明公文形成的时间及顺序,便于公文的管理和统计,为公文的登记、分类、存档、统计、检索和引用提供重要根据,有利于提高公文处理工作的效率。A项与题意相符,当选。
因此,选择A选项。
拓展
根据《党政机关公文处理工作条例》第九条,……(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。
编制发文字号的根本目的是便于公文规范化管理。确定发文字号是机关发文办理过程中必经程序之一。规范发文字号,不仅在公文办理和公文管理工作中有重要意义,也为公文归档后的查找利用提供了准确依据。
①发文登记、统计作用。发文办理主要程序之一“登记”就是对复核后的公文,确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。发文字号是发文单位对要发出公文进行登记的重要项目,它固定了公文在形成中的次序和位置,维护了公文形成的系统性和完整性。通过发文字号的序号,可方便地统计发文的数量。
②收文登记、提示作用。收文单位根据来文的发文字号的机关代字进行分类登记、传阅、分办、批办等。一见到发文字号就知道它是什么机关发出的第几号的公文,一目了然,这对公文的阅读和办理有提示作用。
③公文引用和查询作用。引用公文时先引标题,后引发文字号,第二次引用同一公文时,可用发文字号代替。用发文字号可方便地告知、查询公文。
④公文归档和利用作用。依据发文字号的机关代字、年份进行分类,既便于立卷、归档,防止公文混乱和丢失,也便于保管和利用。特别是以件为单位整理档案,这一作用更加凸显。
⑤方便对公文进行计算机管理。可用发文字号对公文管理系统进行检索,快速地查出重复来文。能利用计算机对发文进行分类,自动产生发文字号的流水号,避免发文字号重号、漏号。
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